～｢無限カタログ｣導入による購買･調達業務におけるガバナンス強化と業務効率化～

導入の背景

製造業においては、納期重視のために現場裁量が強く、購買プロセスの標準化や全社的なコスト管理が進みにくい傾向の企業様も少なくありません。
本事例のメーカー様も同様に、企業としては外部への支払いが発生するものに関しては購買･調達部門がすべて把握･管理したいという方針があるものの、実際は現場ごとに発注･管理している状態にあり、下記のような課題を認識しておられました。

▲購買価格の妥当性･正当性が把握しきれていない：
間接材購買･調達について、ユーザである現場が個別に見積を行って購入していたため、価格比較が十分に行えておらず適正価格で購入が出来ていなかったり、同一商材でも現場ごとに価格が異なっていたりと全社的な購買プロセスの統制が不十分な状況にある。

▲企業方針と異なる非効率な購買プロセス：
導入済みの基幹システムに発注の履歴は残すものの、支払いなど納品までのプロセスに紙ベースのアナログ文化が残っていたため、システムでワークフロー申請をしたのちに紙に情報を記入し支払いに回す…という非効率なプロセスが根付いている状態。

▲見積購買における業務コストの大きさ：
商品選定や見積依頼、比較など時間も工数もかかる業務が多く、非効率なプロセスが発生しており、業務コストがかかっていた。

解決策のご提案　～「無限カタログ」～

これらの課題解決に向けて当社が提供するパンチアウト型統合カタログ機能｢無限カタログ｣をご提案し、当社の購買管理システムと併せて導入いただきました。

｢無限カタログ｣とは、最大約6,150万SKUもの取扱品に加え、個別管理したいカタログについても当社代行にて統合管理が可能であり、それらすべてのカタログを｢シングルウィンドウ(１つの入口)｣で｢まとめて｣ご利用いただける統合型電子カタログ機能です。

導入効果：｢最適購買｣実現によるガバナンス強化と業務プロセス改善

｢無限カタログ｣を導入したことで以下のような効果が得られ、購買･調達業務におけるガバナンス強化･業務プロセス改善に繋げることが出来ました。

◎価格比較機能を用いた｢最適購買｣実現によるガバナンス強化：
購買価格の妥当性･正当性を把握しきれておらず、全社的な購買プロセスの統制が取れていないという課題に関しては、｢無限カタログ｣の複数カタログ横断の価格比較機能を用いることで適正価格での購買を実現し、購買価格の妥当性･正当性を担保することに繋がった。

◎購買プロセスの改善による非効率な紙ベースの手続きからの脱却：
紙ベースの文化が残っており非効率なプロセスが根付いてしまっているという課題に対しては、｢無限カタログ｣を通した購買を拡大することで、デジタル中心のプロセスに切り替え、業務コストを大幅に削減した。

◎カタログ購買拡大による見積購買業務コスト削減：
見積購買業務のプロセスが非効率なために業務コストがかかっているという課題に対して、カタログ購買拡大により、商品選定や見積取得などのプロセスにかかる工数の削減に寄与し、1件当たり0.75時間の業務コスト削減に繋がった。

主要課題であった｢企業方針と異なる非効率な購買プロセスによる業務コストの大きさ｣と｢全社的に適切かつ正当な購買が行われているかを把握したい｣に対して大きな効果を発揮し、特に｢無限カタログ｣を通したカタログ購買を拡大したことで、オフラインの文化が残っていた購買プロセスをオンライン中心のフローへ切り替え、約280時間/月(1.75人月)の工数削減に繋げることができました。

まとめ

本事例のように｢全社的に統制を取っていきたいけれど業務コストが大きいためになかなか着手できない｣｢最小限のリソースで購買･調達業務のガバナンス強化を行いたい｣という思いは皆さまにも心当たりがあるのではないでしょうか。
そのように感じられている方はぜひ、購買･調達業務を通して企業のガバナンス強化が可能な｢無限カタログ｣の導入をご検討ください。
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