～導入メリット・デメリットと、システム選びのポイント～

はじめに

カタログ情報、依頼方法、調達手法など、特にロングテールかつノンコア業務である間接材購買については、そんな購買に関するあらゆる情報・ノウハウが属人化あるいは分散してしまい、結果部門ごとに異なるルールで運用されてしまっている・・・
そんな企業は少なくありません。　

部門間で価格が違う、過去の履歴が探せない、担当者が変わるとノウハウが失われる……

これらは購買・調達部門にとって明確な「コスト」であり、自社全体の購買最適化を阻害するリスクにつながりかねません。
いま、これらの課題を解決する選択肢としてSaaS型の購買管理システム が採用されるケースが増えています。
本コラムでは実際に購買・調達の現場で起きている課題を整理しながら、システムのメリット・デメリットを解説します。

目次

• SaaS型購買管理システムのメリット
• SaaS型購買管理システムのデメリット・注意点
• システムで“選ばれるもの”の特徴
• システム導入において大事なこと
• おわりに

SaaS型購買管理システムのメリット

• 購買データの一元化　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　発注履歴・取引先情報・価格情報が集約され、比較・可視化が即時にできる環境が整います。
  複数拠点がある企業では、これだけでも大きなコスト改善が見込めます。
  
• 価格交渉のロジカル化　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　価格や条件の一覧ができ、調達先選定が「勘と経験」から「データとロジック」で出来るようになります。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
• 購買品質の標準化　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　これまで属人化していたフローをカスタムルールとして組み込むことで、誰でも一定の業務品質を保つことができ、
  組織全体の底上げにつながります。
• ガバナンスの強化　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　承認フローの徹底や不正防止が可能になり、承認・取引ログも自動で蓄積され、監査対応の効率化 も可能です。

SaaS型購買管理システムのデメリット・注意点

• 現場で「手間が増える」と感じられやすい　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　UI・操作性が悪いと現場で定着せず、結局 Excel やメールに戻ってしまいがち。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　➡ 導入からすぐ使ってもらえるよう、直感的なUIのものを選ぶ、事前説明会で周知するなどが重要です。
• マスタ整備できないと定着しない　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　品番整理・サプライヤ情報の更新が手作業だと、システム自体が使われなくなる可能性あり。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　➡ マスタの自動化や既存データとの連携があるサービスが好ましいです。
• 業務フローによってはカスタムが難しい場合も　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　フルカスタムまで必要になってくると、SaaS型はあまり得意ではない。
  ➡ カスタム可能なサービスを選択 もしくは 現場の課題も踏まえた運用構築が重要。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

システムで“選ばれるもの”の特徴

ここまでを踏まえ、購買・調達部門で高く評価されるサービスには、いくつかの共通点があります。

■自動でマスタが整理されていく仕組みを持つ（企業側のマスタ整備負担が少ない）

■ECのように直感的に使える UI（現場が抵抗なく使える）

■既存システムとの連携が容易（API連携がスムーズで、二重入力やデータ不整合を防げる）

こうした特徴を持つ購買管理システムを選ぶことで、単なる「購買管理ツール」ではなく、企業全体の購買力を底上げする
“戦略的な基盤”として使えるようになります。

システム導入において大事なこと

購買管理システムの導入において大事なことがもう一つあります。それはカタログの選定です。
システムの導入もですが、実際の購買・調達業務改善の核になるのはどういうカタログを使うか、がカギになってきます。

• せっかくシステムを入れたのにカタログが不十分で必要品目数がカバー出来てない
• カタログが分散しているから探すのに時間がかかって結局コスト削減になってない
• 価格管理・請求管理が上手く管理し切れない
• 地場のサプライヤのカタログ化に手間がかかってやり切れない

➡こういったお悩み、「無限カタログ」ですべて解決します。

• 約3,000万品目の当社標準カタログ掲載
• 外部サイト含めたカタログ統合により横断検索
• カタログ間での価格自動比較・推奨機能搭載、請求も一本化可能
• 地場サプライヤのカタログ化も当社BPO可能

「無限カタログ」は、購買管理システムによる購買DXに＋αをもたらします。
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おわりに

購買DXの本質は「調達力の標準化」です。
購買管理システムの導入目的は“デジタル化”ではなく “調達力の底上げ”であり、
　• 属人化によるロスがなくなる
　• データで判断できる
　• 現場が迷わず使える
　• 全社の購買が可視化され、最適化される
その結果、企業の競争力に直結する“購買基盤”が整うのです。
購買・調達部門に求められる役割として、まずはデータで判断できる購買基盤づくりから始めてみてはいかがでしょうか。

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